Pengembangan Sistem Informasi dengan Pendekatan Insourcing atau Outsourcing Dalam Perusahaan

Tugas : Individu
Mata Kuliah : SIM
Dosen : Dr. Ir. Arief Imam Suroso, M.Sc
Batas : 17 Januari 2015

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN PENDEKATAN SISTEM INSOURCING DAN OUTSOURCING PADA PERUSAHAAN

Logo MB IPBDisusun Oleh :
Rifian Wilyadrin Ermawan
P056133612.52E

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
JANUARI 2015

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan Teknologi Informasi beserta Sistem Informasi di Indonesia dewasa ini membawa perubahan yang signifikan dalam pola pengambilan keputusan dalam manajemen suatu perusahaan demi kemajuan perusahaan tersebut. Informasi yang paling akurat saat ini menjadi semacam harga mati dalam kemajuan suatu perusahaan. Untuk itu diperlukan sebuah Sistem Informasi yang mumpuni dalam menunjang keberhasilan perusahaan dalam menjalankan usahanya.

Berangkat dari hal tersebut maka saat ini perusahaan haruslah dapat memenuhi tantangan bisnis yang semakin ketat dan selalu berkembang cepat dari hari ke hari. Seorang manajer dalam perusahaan diwajibkan untuk mempertimbangkan berbagai macam pengerjaan secara operasional dalam perusahaan, dimulai dari faktor waktu, biaya, sumberdaya manusia, dan lain sebagainya. Sistem Informasi memiliki beberapa pendekatan yang bisa diterapkan dalam suatu perusahaan, yakni sistem Outsourcing dan Insourcing. Tetapi hal ini bisa menjadi suatu kendala dikala minimnya sumber daya manusia dalam suatu perusahaan tersebut yang dapat membangun dan mengelola sistem tersebut. Pada akhirnya sistem kerjasama dengan Vendor (Pihak ketiga) dalam penyediaan jasa outsourcing menjadi hal yang lumrah dalam dunia bisnis di Indonesia.

1.2. Tujuan

Tujuan makalah ini dibuat adalah untuk mengetahui pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan Insourcing dan Outsourcing dalam sebuah perusahaan atau badan usaha.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sekumpulan sumberdaya yang berguna untuk menghasilkan informasi dan fungsi organisasi. Sumberdaya tersebut meliputi hardware, software, network, data, produk informasi, dan sumberdaya manusia (O’Brien, 2006). Dari Sistem Informasi ini akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan untuk mengendalikan organisasi. Agar diperoleh informasi yang dibutuhkan oleh manajemen maka harus diketahui terlebih dahulu kebutuhan  informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Kualitas suatu informasi juga perlu diperhatikan agar keputusan yang dihasilkan dapat efektif. Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan tiga hal, yaitu:

  1. Relevan (relevancy), artinya informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda.
  2. Akurat (accuracy), artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
  3. Tepat waktu (timeliness), artinya informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat. Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga jika digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan memerlukan teknologi-teknologi terbaru.

Sistem Informasi ini sangat penting bagi perusahaan karena bagian yang mampu menentukan keberhasilan perusahaan, membantu dalam mengembangkan dan bersaing dengan perusahaan lain, serta memungkinkan bagi perusahaan untuk mencapai efektivitas dan efesiensi proses bisnis serta dalam keputusan manajerial. Sistem informasi sebaiknya mendukung strategi bisnis perusahaan, proses bisnis, struktur dan budaya perusahaan dalam meningkatkan nilai bisnis serta seharusnya dikelola dengan baik agar mendapatkan hasil yang maksimal. Banyak perusahaan yang menanamkan investasi yang besar dalam sektor sistem informasi mengingat peranannya yang semakin dibutuhkan.

Bagi sebagian besar organisasi/perusahaan, Sistem informasi berhasil dikelola dengan baik sehingga memberikan manfaat bagi pihak perusahaan bersangkutan. Secara umum, kesuksesan tersebut dapat disebabkan oleh keterlibatan dari end user, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta harapan yang realistis.

2.2. Insourcing

2.2.1. Pengertian Dasar

Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Selain itu Insourcing juga dapat dikatakan suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan Produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali yang proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Adapun faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam Insourcing, diantaranya adalah:

  • Terbatasnya pelaksana sistem informasi
  • Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
  • Beban kerja pelaksana sistem informasi
  • Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.

2.2.2. Keuntungan dan Kelemahan Sistem Insourcing

Berikut merupakan keuntungan dari sistem Insourcing:

  1. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan dan Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

  2. Pengembangan Sistem Informasi dilakukan oleh internal sehingga penerapannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan respon yang cepat bila terjadi masalah dalam Sistem Informasi sehingga pihak perusahaan langsung dapat langsung mengkordinasikan dengan karyawan internal.

  3. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol sebab dikerjakan oleh pihak internal sendiri dan dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya sebab dikerjakan oleh internal perusahaan.

  4. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing dan perusahaan memiliki jaminan maintainance tanpa adanya ikatan kontrak serta cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks.

  5. Kedekatan departemen yang mengelola Sistem Informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan dan pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar.

  6. Pengembangan Sistem Informasi dilakukan oleh internal dan tanggapan yang cepat bila terjadi masalah dalam Sistem Informasi.

  7. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol dan menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan.

  8. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan, jaminan maintainance tanpa adanya ikatan kontrak, cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks, dan pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar.

  9. Pengembangan Sistem Informasi dilakukan oleh internal sehingga penerapannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan respon yang cepat bila terjadi masalah dalam Sistem Informasi sehingga pihak perusahaan langsung dapat langsung mengkordinasikan dengan karyawan internal.

Berikut merupakan kelemahan dari metode Insourcing:

  1. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka dan kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

  2. Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol dan sumberdaya internal yang kurang pengalaman dan pengetahuan sehingga menyebabkan resiko kesalahan pada sistem.

  3. Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa dan adanya hambatan dana dari pihak manajemen yang diusulkan oleh divisi khusus (menangani Sistem informasi).

  4. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan, perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri, waktu lama untuk mengembangkan sistem, sumberdaya internal yang kurang berpengalaman dan pengetahuan, kerugian ditanggung sendiri oleh pihak perusahaan, kegagalan Sistem Informasi karena ketidakterlibatan pihak end user dan perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri.

2.3. Outsourcing

2.3.1. Pengertian Dasar

Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga atau vendor untuk membangun dan mengembangkan suatu paket Sistem Informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang telah memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak ketiga yang dianggap kompeten, tetapi masih dalam lingkup kontrol organisasi. Tujuannya, tentu saja agar organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan mepertimbangkan aspek investasi, resiko, dan efesiensi.

Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan Outsourcing adalah untuk:

  • Meningkatkan fokus bisnis sehingga dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain.
  • Membagi resiko operasional sehingga dengan Outsourcing maka resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
  • Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya sehingga dengan melakukan Outsourcing, staf yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain.

2.3.2. Keuntungan dan Kelemahan Sistem Outsourcing

Berikut merupakan keuntungan dari sistem Outsourcing :

  1. Fokus pada kompetensi utama. Dengan melakukan Outsourcing, perusahaan dapat fokus pada core-business Hal ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada. Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memfokuskan sumber daya ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan cara mengalihkan pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing dan memfokuskan sumber daya yang ada sepenuhnya pada pekerjaan strategis yang berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau peningkatan pendapatan perusahaan.

  2. Penghematan dan pengendalian biaya operasional. Salah satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal ini terjadi karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale” (ekonomi skala besar) dalam mengelola SDM. Sama halnya dengan perusahaan manufaktur, semakin banyak produk yang dihasilkan, semakin kecil biaya per-produk yang dikeluarkan. Bagi vendor outsourcing, semakin banyak SDM yang dikelola, semakin kecil juga biaya per-orang yang dikeluarkan. Selain itu, karena masalah ketenagakerjaan adalah core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi perhatian utama vendor outsourcing. Dengan mengalihkan masalah ketenagakerjaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya dengan menghapus anggaran untuk berbagai investasi di bidang ketenagakerjaan termasuk mengurangi SDM yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi ketenagakerjaan.

  3. Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar. Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti memiliki keterbatasan sumber daya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat mengalihkan sumber daya yang terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-core dan tidak berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan kepada pekerjaan-pekerjaan strategis core-business yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, pendapatan dan keuntungan perusahaan. Jika dilakukan dengan baik, outsourcing dapat membuat perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon kebutuhan pasar. Kecepatan merespon pasar ini menjadi competitive advantage (keunggulan kompetitif) perusahaan dibandingkan kompetitor. Setelah melakukan outsourcing, beberapa perusahaan bahkan dapat mengurangi jumlah karyawan mereka secara signifikan karena banyak dari pekerjaan rutin mereka menjadi tidak relevan lagi.

  4. Mengurangi resiko. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang. Jika situasi bisnis sedang bagus dan dibutuhkan lebih banyak karyawan, maka kebutuhan ini tetap dapat dipenuhi melalui outsourcing. Sedangkan jika situasi bisnis sedang memburuk dan harus mengurangi jumlah karyawan, perusahaan tinggal mengurangi jumlah karyawan outsourcingnya saja, sehingga beban bulanan dan biaya pemutusan karyawan dapat dikurangi.

  5. Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core. Saat ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan. Mereka umumnya menyadari bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.

  6. Biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.

  7. Mengurangi waktu proses, beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.

  8. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut.

Berikut merupakan kelemahan dari sistem Outsourcing:

  1. Kurangnya komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek outsourcin Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen dalam mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang proyek outsourcing, proyek outsourcing akan berjalan tanpa arahan yang jelas dan bahkan menyimpang dari strategi dan tujuan awal perusahaan.

  2. Kurangnya pengetahuan akan outsourcing secara utuh dan benar dapat mengakibatkan proyek outsourcing gagal memenuhi sasaran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan gagal memilih vendor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

  3. Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jiak terjadi konflik diantaranya dan Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.

  4. Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan.

III. PEMBAHASAN

3.1. Outsourcing

Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak eksternal untuk menangani atau membangun sistem perusahaan. Setiap perusahaan akan senantiasa terus bersaing dan oleh sebab itu diperlukan sikap agar tetap fokus dalam kompetensi intinya. Hal ini tentu saja menyebabkan pihak perusahaan ingin menggunakan jasa pihak ketiga dalam mengembangkan Sistem Informasinya. Adapun alasan perusahaan menggunakan sistem outsourcing adalah:

  1. Mengontrol dan mengurangi biaya operasional
    Perusahaan dapat mencapai pengurangan biaya karyawan melaui transfer produksi terhadap karyawan yang di outsource yang dibayarkan pada gaji kolektif berdasarkan kesepakatan antara pengguna (perusahaan) dan vendor. Hal ini tentu saja akan menjadi efisiensi biaya perusahaan atau biaya produksi berada pada posisi terkecil per unit produksi. Selain itu, pihak perusahaan akan dapat dengan mudah memprediksi biaya variabel sebab melalui outsourcing biaya variabel tersebut dapat diubah menjadi biaya tetap.

  2. Perusahaan dapat lebih fokus pada kompetensi intinya
    Persaingan yang semakin ketat menuntut perusahaan juga lebih fokus kepada core competency sehingga dapat mampu bersaing dengan pihak lain. Sementara itu, Sistem Informasinya dikelola oleh pihak yang telah berkompeten di bidangnya. Keunggulan daya saing perusahaan juga lebih terarah dengan adanya vendor tersebut.

  3. Mendapatkan akses terhadap kemampuan secara global
    Perusahaan akan dapat menentukan tingkat kualitas yang diinginkan bersama dengan pihak vendor dan juga terdapat akses kepada hak-hak intelektual, pengalaman serta pengetahuan yang luas sehingga meningkatkan kemampuannya secara global.

  4. Sumberdaya internal dapat digunakan untuk kepentingan internal
    Dari segi ini pihak perusahaan mempertimbangkan bahwa menggunakan outsourcing dapat lebih efesien dan fokus dimana masalah atau kepentingan internal akan dikerjakan oleh sumberdaya internalnya sedangkan kepentingan lainnya dikerjakan oleh pihak vendor. Selain itu melalui sistem ini, kerahasiaan perusahaan juga dapat terjaga sebab hanya diketahui oleh pihak internal perusahaan saja.

  5. Tidak mempunyai sumberdaya ahli sehingga membutuhkan pihak luar
    Keterbatasan sumberdaya ahli juga menjadi alasan perusahaan untuk menggunakan sistem outsourcing. Vendor yang menyediakan jasa outsourcing tentunya memiliki sumberdaya yang lebih berkompeten dibidangnya dalam menjalankan dan maintenance Sistem Informasi perusahaan.

  6. Mempercepat keunggulan dari proses reengineering yang dilakukan perusahaan
    Adanya proses perubahan secara mendasar dari pihak perusahaan tentunya akan menyebabkan perubahan di berbagai hal. Pemulihan kondisi ini akan memerlukan waktu yang lama sehingga dengan melibatkan pihak ketiga yang jelas lebih menguasai maka akan cepat dalam mendapatkan keunggulannya.

  7. Membagi atau Mengurangi Resiko
    Adanya jasa yang menyediakan pengembangan dan penerapan Sistem Informasi maka akan meminimalkan resiko kerugian sebab sumberdaya yang dipekerjakan cukup ahli dalam bidangnya sehingga dapat mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.

  8. Pemasukan cash bagi perusahaan
    Efisiensi yang disediakan melalui sistem outsourcing akan dapat memberikan pemasukan yang positif bagi perusahaan sehingga dapat menghemat pendanaan operasionalnya. Pilihan dalam pengembangan Sistem Informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu pilihan yang diyakini perusahaan sebagai pilihan yang strategis karena mampu berpengaruh signifikan terhadap kinerja dan keunggulan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak dipusingkan dengan masalah Sistem Informasinya.

Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan untuk membangun dan memelihara. Masalah pengelolaan hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun pengetahuan untuk menangani secara baik (efektif dan efisien) seiring dengan meningkatnya kegiatan bisnis tersebut. Keberhasilan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi Sistem Informasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor berikut:

  • Memahami tujuan perusahaan
    Pemilihan sistem dan jenis outsourcing harus disesuaikan dengan tujuan perusahaan sebab apa yang menjadi keinginan dan goal perusahaan hendaknya disesuaikan dengan sistem yang ingin diadopsi. Perlu pemahaman jenis-jenis outsourcing yang ada. Hal ini karena jenis-jenis outsourcing cukup bervariasi sesuai dengan skala Sistem Informasi yang akan dikembangkan.

  • Rencana dan visi yang strategis
    Pastikan bahwa strategi outsourcing yang akan digunakan sesuai dengan strategi bisnis yang sedang atau akan dijalani.

  • Memilih vendor yang tepat
    Vendor merupakan pihak yang akan bekerjasama dan mengelola Sistem Informasi perusahaan sehingga kompetennya harus diketahui dengan jelas. Perlu dilakukan observasi sederhana terhadap perilaku organisasi atau perusahaan lain yang menggunakan jasa vendor. Hal tersebut akan menjadi tolak ukur dalam memilih vendor.

Umumnya, tujuan akhir yang ingin dicapai perusahaan saat mengalihkan sebagian manajemen SDM-nya kepada vendor adalah:

  • Peningkatan efisiensi dan efektivitas perusahaan.
  • Peningkatan produktivitas karyawan.
  • Peningkatan kepuasan kerja dan kualitas pelayanan kepada karyawan.
  • Rendahnya tingkat absensi dan perpindahan karyawan.

Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan menuntut vendor outsourcing untuk dapat mengelola karyawannya secara profesional agar tercipta keseimbangan antara kebutuhan SDM dengan tuntutan dan perkembangan bisnis perusahaan.

Bagus tidaknya vendor anda dalam mengelola karyawan mereka menentukan tingkat produktivitas serta disiplin kerja karyawan outsourcing yang mereka tempatkan di perusahaan anda. Perusahaan, baik besar dengan ribuan karyawan maupun kecil dengan belasan karyawan, sama-sama memerlukan sistem manajemen SDM yang bekerja secara efektif dan efisien.

Untuk mendapatkan sistem ini, pastikan vendor anda telah memiliki dan menerapkan prosedur-prosedur standar yang telah terbukti efektif dan efisien dalam mengelola SDM. Prosedur-prosedur ini termasuk antara lain prosedur rekrutmen dan seleksi, pengenalan, penempatan dan pemberhentian, pelatihan dan pengembangan SDM, penilaian kinerja dan pengupahan.

Perusahaan yang tidak merencanakan karyawan outsourcing-nya dengan baik akan mendapatkan kenyataan bahwa karyawan outsourcing mereka tidak sesuai baik dari segi kuantitatif, kualitatif, strategi, operasional dan fungsional. Padahal, produktivitas perusahaan hanya akan meningkat apabila karyawan outsourcing yang ada merupakan karyawan-karyawan yang telah direncanakan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

3.2. Insourcing

Insourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak internal yang dibentuk dalam satu bagian khusus untuk menangani atau membangun sistem untuk bagian-bagian lain dalam perusahaan. Pada umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan dan biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan selain itu memiliki Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut dan Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap sehingga mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut dan adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut dan dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya sebab dikerjakan oleh internal perusahaan dan rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.

Pendekatan insourcing memiliki keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi dan pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien serta perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date) dan membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan dengan resiko kerugian ditanggung sendiri oleh pihak perusahaan sehingga menyebabkan kerugian yang lebih besar, serta kemungkinan program mengandung bug sangat besar dan ketidakterlibatan pihak end user dapat menyebabkan kemungkinan gagalnya Sistem Informasi seperti yang diharapkan dan sesuai dengan kebutuhan.

IV. KESIMPULAN

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Outsourcing bisa menjadi solusi terbaik dalam menjaga kepastian jumlah pengeluaran perusahaan dan menekan resiko secara bersamaan. Dengan melibatkan pihak lain dalam melakukan pengawasan dan tindakan terhadap sebagian dari kegiatan operasional sehari-hari, perusahaan akan memperoleh kemudahan untuk bisa lebih serius menangani bisnis utamanya.

Dari segi pendekatan dengan metode insourcing dan outsourcing, insourcing bila dibandingkan dengan outsourcing biaya, outsourcing lebih unggul karena tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk karyawan. Namun, biaya tidak dapat dibandingkan dengan investasi yang dilakukan perusahaan dalam diri seorang karyawan. Insourcing dapat menumbuhkan rasa kepemilikan terhadap perusahaan sehingga karyawan dapat memberikan yang terbaik untuk perusahaan. Masalah kekuatiran apabila karyawan meninggalkan perusahaan, itu adalah masalah bagaimana perusahaan memperlakukan karyawannya. Lingkungan pekerjaan yang baik dapat membuat karyawan kerasan untuk tetap bekerja dalam perusahaan tersebut meskipun ditawarkan pekerjaan baru dengan gaji yang lebih baik. Hal ini sudah seringkali terjadi dalam perusahaan tempat saya bekerja, dimana karyawan yang sudah mengundurkan diri untuk menerima pekerjaan yang lebih baik gajinya, akhirnya kembali lagi ke perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

http://en.wikipedia.org/wiki/Insourcing
http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing
http://khollyzes.tumblr.com/post/70882297017/sia-outsourcing
O’Brien JA. 2006. Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.
Outsourcing pengolahan data. http://blog.itech.ac.id/zarra/2009/08/10/Outsourcing-pengolahan-data/
Saunders, C, Gebelt M, dan Qing Hu. 1997. Achieving Success in Information System Outsourcing. California management Review; Winter 1997; 39, 2 ABI/INFORM Global Page: 63.
Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/
Sharma, Jatin. 2007. IT Outsourcing – BatterSense strategic Service. http://www.webpronews.com/topnews/2005/09/11/seo-tips-for-blogs-hosted-on-blogger
Strategi Implementasi Sistem Informasi Pada Usaha Kecil dan Menengah. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html